Útboðsgögn

Hvað eru útboðsgögn?

Útboðsgögn samanstanda af 1. Útboðslýsingu. 2. Efnis- og verklýsingum. 3. Magn-tilboðsskrá. 4. Kostnaðaráætlun. og 5. Verksamningi.

1. Útboðslýsing:

Í útboðslýsingu kemur meðal annars fram hverjir útboðsskilmálarnir eru þ.e.a.s. hver óskar eftir tilboðum og í hvað og hver útboðsgögnin eru, þar kemur fram yfirlit yfir verkið og umfang þess, gerð og frágangur tilboðs, hvernig tilboðsskrá er uppbyggð, hver er verðlagsgrundvöllur og hvernig verðbætur eru reiknaðar út, hvernig greiðslur skulu inntar af hendi, hvernig greiðslum fyrir aukaverk er háttað komi til þeirra, verkbyrjun og verklok, auk þess kemur fram hvernig auðkenna skuli tilboðin og hvar og hvenær þau eru opnuð.

Auk þess sem áður er talið kemur fram í útboðslýsingunni hverjir almennir verkskilmálar eru, þar eru útskýrðir þættir eins og framkvæmdatrygging,verkáætlun, dagsektir, tryggingar og önnur gjöld, eftirlit, aðbúnaður á vinnustað, meistaraskipti og hvernig skuli staðið að málsetningum og mælingum.

Einnig er getið þeirra staðla sem verkið skal unnið eftir og frávika frá þeim.

2. Efnis- og verklýsingar.

Í þessum hluta útboðsgagnanna er fyrirskrifað nákvæmlega hvaða efni skuli notuð í í alla verkþætti verksins. Einnig er fyrirskrifað nákvæmlega hvernig hver verkþáttur skuli unnin.

3. Magn- og tilboðsskrá.

Í magnskrá eru taldir upp allir þeir verkþættir og liðir innan þeirra sem að verkinu snúa, þar er tiltekinn fjöldi eininga sem vinna á í hverjum lið. Magnskráin er síðan notuð sem tilboðsskrá þar sem bjóðendur bjóða ákveðið fast verð í hvern lið. Yfirleitt er hver liður sundurliðaður í vinnu og efni.

4. Kostnaðaráætlun.

Við gerð kostnaðaráætlunar er farið eins að og ef verið væri að bjóða í verkið. Þá er tilboðsskráin fyllt út og notast við útreiknað-áætlað kostnaðarverð hvers verkþáttar. Venjulega notast ráðgjafar við verðbanka þar sem safnað hefur verið saman meðalverðum úr fjölda útboða. Kostnaðaráætlunin er síðan notuð við yfirferð og samanburð á þeim tilboðum sem berast.

5. Verksamningur.

Verksamningar eru að sjálfsögðu ólíkir milli verka en í þeim þarf að koma fram hver er verkkaupi og verktaki, um hvað verkið snýst og á hvaða gögnum samningurinn byggist.

Venjulega eru öll útboðsgögnin hluti samningsins og allt sem þar er ritað og fyrirskrifað.

Í verksamningi kemur að auki m.a. fram samningsupphæð upphæð ábyrgðartryggingar, hvernig greiðslur skuli inntar af hendi, tafabætur(dagsektir), biðgreiðslur, ábyrgðarúttekt,

hvernig skuli leysa ágreiningsmál, hvert sé dómþing o.s.frv.

Hversvegna að bjóða verk út á þennan hátt?

Ef verk eru boðin út samkvæmt þeim reglum og stöðlum sem þróaðar hafa verið og viðurkenndar af opinberu aðilum, verkkaupum, verksölum, neytendasamtökum og fleirum sem málið varða, vinnst margt. Fyrir það fyrsta þá er farið að lögum ( lög um Framkvæmd útboða 18. maí 1993.) og þessvegna er tryggt að rétt er staðið að hlutunum og að ekki sé gengið á hlut einhverja aðila og þar með hætt á lögsókn.

Einnig er tryggt að allir þeir aðilar sem í verkið bjóða gera það á jafnréttisgrundvelli og þessvegna fæst nákvæmur og raunhæfur verðsamanburður á tilboðunum þeirra.

Alltof algengt er að fólk fær nokkra verktaka til að bjóða í ákveðið verk án þess að nokkur útboðsgögn liggi til grundvallar, ef þetta er gert er engin trygging fyrir því að lægsta tilboðið verði lægst þegar upp er staðið vegna þess að menn meta viðgerðarþörf mismunandi og reikna oft ekki með því sama í tilboðum sínum, þannig er það oft að lægsta tilboðið er það tilboð þar sem reiknað var með að gera hlutina með ódýrum efnum sem oft á tíðum eru gagnslaus og gera jafnvel illt verra eða þá að þeir reikna einungis með að gera hluta af því sem aðrir bjóðendur reiknuðu með.

Ef tilboð byggjast á góðum útboðsgögnum er fullvíst að öll tilboðin eru samanburðarhæf vegna þess að þau eru byggð á nákvæmlega sömu forsendum. Einnig eru öll óvissuatriði á hreinu og fullvíst hver réttur beggja samningsaðila er.

Vissulega tryggja lögin um framkvæmd útboða hag beggja samningsaðila en það þýðir ekki að samningsstaða verkkaupa sé verri, heldur þvert á móti. Verkkaupi fær tryggingu fyrir því að verkið sé rétt unnið og að verktaki standi við sína hlið samningana á móti fær verktakinn tryggingu fyrir því að verkkaupi standi við sínar greiðslur og samningsskyldur.

Þegar allir þættir hafa verið negldir niður á þennan hátt eru óvissuþættir verktakans nærri engir og því getur hann boðið lægra verð þessvegna.

Hér er einnig rétt að minnast lítillega á það hve mikilvægt það er að undirbúa verklegar framkvæmdir vel. Því betur sem framkvæmdirnar eru undirbúnar því minni líkur eru á því eitthvað óvænt og kostnaðarsamt komi í ljós þegar verkið er komið af stað. Það er því undirbúningurinn sem skiptir hvað mestu máli varðandi endanlegan kostnað við framkvæmdirnar og er óhætt að fullyrða að sá kostnaður sem verður til við undirbúning framkvæmdanna skilar sér ávallt til baka og oftast nær margfalt.

Að lokum er rétt að fara fáum orðum um mikilvægi þess að gott eftirlit sé haft með því að verktaki standi við samningsskyldur sínar. Þó að búið sé að semja við ákveðin verktaka um að framkvæma það verk sem tiltekið er í útboðsgögnum, er verkkaupi ekki laus allra mála. Verkkaupa ber skylda til að fylgjast með framkvæmdunum, því einungis með kerfisbundnu eftirliti getur hann sannað vanefndir verktaka á samningnum. Hlutverk eftirlitsmanns er þó ekki síður að vera milligöngumaður verktaka og verkkaupa auk þess að vera ráðgjafi og sá aðili sem sker úr um ágreiningsatriði. því er nauðsynlegt að sá maður sem til eftirlitsins ræðst fyrir hönd verkkaupa, sé vel að sér á sviði þeirra framkvæmda sem um ræðir.

Minnispunktar við gerð útboðsgagna.

Hér meðfylgjandi eru nokkrir minnispunktar sem hafa þarf til hliðsjónar við gerð útboðsgagna og kostnaðaráætlunar. Þess ber að geta að þetta er alls ekki tæmandi listi, heldur einungis nokkur grunnatriði sem hafa þarfi í huga við viðviðhaldsframkvæmdir.

1. Undirbúningur við gerð magnskrár.

1.1 Yfirferð á verki.

1.1.1 Hefur tilkynningaskyldu verið fullnægt.

1.1.2 Tilkynna þarf til byggingafulltrúa að viðhaldsframkvæmdir séu

fyrirhugaðar

1.1.3 Ef um útlitsbreytingar er að ræða, t.d. klæðningu, þarf að skila inn

teikningum til samþykktar hjá bygginganefnd.

1.2 Magntaka af teikningum.

1.2.1 Nettó fletir í veggjum.

1.2.2 Nettó fletir í svalagólfum.

1.2.3 Nettó fletir í svalaloftum.

1.2.4 Nettó fletir í steyptum svalahandriðum.

1.2.5 Gluggar, hurðar, þakkantur og annað tréverk.

1.2.6 Þak, þakrennur, niðurföll o.fl.

1.3 Magntaka á staðnum.

Athuga alla lekastaði (fá ábendingar frá íbúum)

1.3.1 Hreinsun og þvottur.

1.3.1.1 Nettó fletir í veggjum. a) háþrýstiþvottur (m²)
b) alhreinsun (m²)

1.3.1.2 Nettó fletir í svalagólfum. a) háþrýstiþvottur (m²)
b) alhreinsun (m²)

1.3.1.3 Nettó fletir í svalaloftum. a) háþrýstiþvottur (m²)
b) alhreinsun (m²)

1.3.1.3 Nettó fletir í svalahandr. a) háþrýstiþvottur (m²)
b) alhreinsun (m²)

1.3.2 Sprunguviðgerðir.

1.3.2.1 Lengdarmetrar í "lifandi" sprungum. (kítti + sement)

1.3.2.2 Lengdarmetrar í "dauðum" sprungum. (sement)

1.3.2.3 Viðgerðir á húsaskilum. (kítti+sement)

1.3.2.4 Viðgerðir á húsaskilum. (kítti+flasning)

1.3.2.5 Spörslun á sprunguneti. (fermetrar)

1.3.2.6 Innþrýstitækni, þykkhúð, sílan

1.3.3 Viðgerðir á járnum.

1.3.3.1 Ryðpunktar.

1.3.3.2 Mótatengi.

1.3.3.3 Mótavír.

1.3.3.4 Ryðguð járn.

1.3.3.5 Viðgerð á pírólum í handriðum.

1.3.4 Múrviðgerðir.

1.3.4.1 Múrbrot og endursteypa.

1.3.4.2 Vatnsbretti.

1.3.4.3 Kantar.

1.3.4.4 Laus múr.

1.3.4.5 Holufylling.

1.3.4.6 Viðgerð á ílögn.

1.3.4.7 Yfirborðsefni á svalir.

 1.3.5 Gluggar, hurðar, þakkantur og annað tréverk.

1.3.5.1 Kíttun milli steins og trés.

1.3.5.2 Glerlistaskipti.

1.3.5.3 Útskipti á gleri.

1.3.5.4 Lausfög.

1.3.5.5 Útskipti á lömum og járnum.

1.3.5.6 Toppfylling.

1.3.5.7 Gluggagirði.

1.3.5.8 Fúi í tréverki (a.t.h. útloftun á gleri,bólusetn. o.þ.h.).

1.3.6 Þak, þakrennur, niðurföll o.fl.

1.3.6.1 Neglingar (a.t.h. naglfestu).

1.3.6.2 Útskipti á þakjárni.

1.3.6.3 Lofttúður (a.t.h.útloftun á þaki).

1.3.6.4 Flasningar.

1.3.6.5 Þakrennur.

1.3.6.6 Niðurföll.

1.3.6.7 Þakgluggar.

1.3.6.8 Þakpappi.

1.3.6.9 Skörun.

1.3.6.10 Skoða þakið að neðan m.t.t. lekastaða

Minnispunktar varðandi kostnaðaráætlun og útboð

2. Kostnaðaráætlun.

2.1 Val á efnum.

2.1.1 Gæðasamanburður

2.1.2 Reynsla efnanna á Íslandi.

2.1.3 Verðsamanburður.

2.2 Aðstæður og aðkoma að verkstað.

2.2.1 Aðstöðusköpun.

2.2.2 Vinnupallar.

2.2.3 Öryggiskröfur.

2.3 Hönnun og teikningar.

2.3.1 Verkfræðiteikningar.

2.3.2 Arkitektateikningar.

2.3.3 Kostnaður vegna prófanna og vottorða.

2.4 Verkkaupi.

2.4.1 Leggja kostnaðaráætlun fyrir verkkaupa.

2.4.2 Breytingar.

2.4.3 Samþykki.

3. Útboð.

3.1 Tegund útboðs.

3.1.1 Alútboð.

3.1.2 Allm. opið útboð.

3.1.3 Lokað útboð.

3.2 Forval - útboð.

3.2.1 Hverjir fá að bjóða.

3.2.2 Hvernig verða bjóðendur valdir.

3.2.3 Auglýsingar.

4. Verktakaval.

4.1 Yfirferð tilboða.

4.1.1 Reikna yfir tilboð.

4.1.2 Athuga villur (rangt útfyllt).

4.1.3 Gera verðsamanburð með magnbreytingar í huga.

4.1.4 Fá útskýringar hjá tilboðsgjöfum ef með þarf.

4.1.5 Athuga og meta frávikstilboð.

4.1.6 Velja úr þá bjóðendur sem helst koma til greina.

4.2 Mat á stöðu og hæfni þeirra bjóðenda sem til greina koma.

4.2.1 Fá upplýsingar um fyrirtækið og eigendur (orðspor).

4.2.2 Hver er mannafli og tækjakostur.

4.2.3 Meistarar (nafn og kennitala).

4.2.4 Athuga fjárhagsstöðu og veltu (fá staðfest gögn).

4.2.5 Fá lista yfir fyrri verk, fram þarf að koma umfang þeirra og verkkaupi.

4.2.6 Skoða og kynna sér fyrri verk.

4.2.7 Hvaða tryggingafélag kemur til með að veita framkvæmdatryggingu.

4.3 Val á verktaka.

4.3.1 Leggja fyrir verkkaupa skriflega rökstudda tillögu um verktakaval.

4.3.2 Leggja fram nánari útskýringar sé þess þörf.

4.3.3 Endanlegt val á verktaka.